La conduite d’un changement ou d’une transformation en entreprise ne peut se faire au hasard ! L’évolution des organisations est inévitable dans une société en plein mouvement. Le changement implique les personnes, la structure ou encore les processus. Un plan d’action est fondamental pour mener à bien les tâches et obtenir de bons résultats. Vous redoutez vos projets de transformation de votre activité ? Voici 5 pièges à éviter lors de la conduite d’un changement.
Pourquoi le changement en entreprise est-il important ?
Que ce soit au niveau de la culture, de l’économie, de l’environnement ou des besoins sociologiques, le monde est en perpétuelle évolution. Dans cette logique, les entreprises doivent se réinventer au fil des années pour répondre aux nouvelles demandes des clients, se mettre à jour en fonction des nouvelles réglementations, mais aussi s’adapter aux requêtes des employés. Agrandissement d’usine, nouveau service, déploiement de l’activité, les changements auxquels les organisations font face sont variés.
Toutes les personnes ne réagissent pas de manière égale face au changement : selon son parcours personnel ou professionnel, son ambition, sa confiance en soi, son niveau de stress… C’est pourquoi le changement en entreprise n’est pas de tout repos. Sans compter la gestion humaine, un tel projet apporte souvent son lot d’imprévus !
Le changement et la transformation en entreprise sont nécessaires à son développement et à son insertion dans une société en constante évolution. Mais il est impossible de mener un projet sans plan, et sans considérer l’humain : certains pièges sont à éviter.
1/ Parler trop du changement
C’est dans la nature humaine : le changement effraie. Qu’il s’agisse d’une restructuration des équipes, d’un changement de direction, d’une évolution de la production vos employés vont perdre leurs repères et devoir modifier leurs habitudes. Le premier piège est de trop parler de changement : cela peut être contre-productif en inquiétant les employés plus que nécessaire. Vous devez communiquer, mais en amenant le projet de transformation de façon structurée.
2/ Ne pas communiquer
La communication en amont du démarrage de projet de transformation quel qu’il soit est obligatoire. Elle favorise l’explication et donc la compréhension, pour diminuer une potentielle inquiétude.
Elle a sa place :
- Avant le démarrage : détailler les principales questions : Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
- Pendant la réalisation : communiquer sur l’avancement, mais aussi sur les blocages, cela permet aux collaborateurs d’intégrer petit à petit le projet.
- Après le changement : les réussites, les difficultés rencontrées.
La communication sur un projet de transformation peut prendre plusieurs formes : réunions de présentation, emails informatifs, affichage physique dans l’entreprise…
Il est idéal de combiner les canaux de diffusion des informations pour une communication efficace.
3/ Mal analyser les impacts du changement
Un changement en entreprise ne s’improvise pas. Le projet de transformation, peu importe sa nature, doit être abordé de façon stratégique. La complexité du projet, la culture de l’entreprise ou encore l’implication des parties prenantes vont influer sur l’avancement. C’est pourquoi analyser les impacts du changement est nécessaire, surtout sur les collaborateurs.
- Quelle est leur capacité à accepter cette transformation ?
- Quelles nouvelles aptitudes vont-ils devoir développer ?
Une bonne stratégie ne dispensera pas des aléas rencontrés sur le terrain, mais elle en facilite la gestion.
4/ Sous estimer les conditions favorables au changement
La situation d’une entreprise, sur le plan financier, organisationnel… fluctue au fil du temps. Si vous êtes dans une période de difficultés, que ce soit à l’échelle de l’entreprise, mais aussi de votre équipe, posez-vous la question de l’urgence de votre projet de changement. Par exemple, si vous rencontrez une période où les effectifs sont réduits, il pourra être compliqué de demander à vos salariés de participer à un projet supplémentaire.
Deuxième exemple, pour illustrer ce propos : si vous choisissez de transformer pendant la période estivale. Si bon nombre des collaborateurs sont absents, la communication autour du changement sera plus difficile. De plus, dans cette situation, vous devrez former les employés par vague dès qu’ils reviennent de leurs vacances (si formation il y a).
Même s’il n’y aura jamais de moment parfait pour enclencher un projet de transformation, pensez toujours en amont aux difficultés de timing que vous pourriez rencontrer.
5/ Ne pas avoir une approche méthodologique
En management et en gestion de projet, les outils de gestion sont nombreux. Selon la nature de votre initiative, vous vous devez de choisir des outils qui vous permettront de performer. L’erreur potentielle est de ne pas procéder de façon méthodique lors de la conduite d’un changement.
L’objectif SMART
Les objectifs dits SMART ont pour but de faciliter la réalisation des ambitions de transformation. Cet acronyme signifie que l’objectif poursuivi doit être :
- Spécifique : pas d’attente trop vague, le résultat attendu doit être clair, un objectif par résultat.
- Mesurable : sans chiffres, il est plus difficile de mesurer l’avancement d’un projet de transformation. Quantifier les données permet de suivre les progrès, mais aussi les difficultés. Voici quelques exemples de mesures à rattacher à un objectif : gagner trois heures par semaine, faire une économie de 10 000 euros par an, supprimer deux postes…
- Acceptable : l’entreprise doit être en mesure de réaliser les actions planifiées. Avoir de l’ambition est bien, mais si les attentes sont trop élevées, les collaborateurs peuvent ressentir de la déception sur les résultats.
- Réaliste : dans la continuité de l’acceptabilité, les buts doivent être réalistes, et surtout pertinents. Ni trop faciles, ni trop difficiles, ils doivent apporter une plus-value à votre activité.
- Temporellement défini : les jalons tout au long du projet, la finalité, le rendu des livrables… Toutes les étapes pour atteindre l’objectif final ont des deadlines.
Grâce à cette méthode, les transformations dans votre organisation ont de plus grandes chances de réussite. D’objectifs SMART définis, découle un plan d’action.
Le plan d’action : la feuille de route du projet
Une fois les objectifs de votre transformation sélectionnés, vous pouvez rédiger un plan d’action. Il détaille les tâches à initier pour atteindre votre but. C’est une feuille de route partagée entre les acteurs du projet qui précise entre autres :
- à qui sont attribuées les tâches ;
- les livrables ou les résultats attendus pour chaque action ;
- les dates limite de réalisation.
Un changement ou une transformation en entreprise ne s’improvisent pas. La communication doit être soignée, les impacts à court et long terme évalués, un plan d’action précis défini. Envie d’en savoir plus ? Découvrez comment conduire les transformations en changeant de posture.
